Comment rédiger un e-mail professionnel en anglais

l'e-mail professionnel en anglaisL’e-mail est devenu un moyen de communication très utilisé par les particuliers mais aussi par les professionnels car il est simple et plus rapide qu’un courrier. Mais, rédiger un e-mail professionnel en anglais n’est pas si simple car l’e-mail sera différent selon le corps de métier et le type d’e-mail envoyé. C’est pourquoi,  dans cette article, je vais te donner des pistes pour construire les bonnes bases d’un e-mail professionnel en anglais. Etant donné les trop nombreuses possibilités, je vais te guider un maximum pour le succès de tes e-mails. Voyons comment rédiger un e-mail professionnel en anglais :

Choisir l’objet de l’e-mail

L’objet de l’e-mail est l’une des premières choses que ton correspondant va lire. Il est censé représenter l’intitulé de ton e-mail professionnel. Si tu ne désires pas que ton e-mail se perde au milieu des indésirables ou de la multitudes d’e-mails dans la boîte de réception, il est important de bien en choisir l’objet.

Il y a plusieurs possibilités, tout va dépendre du type d’e-mail que tu envoies. Voici quelques exemples :

Request for information (Demande d’information) Appointment (rendez-vous)
Payment reminder  (relance paiement) Interview (Entretien)
Meeting (Réunion) Application (Candidature)

Introduire l’e-mail avec une formule de politesse

C’est la première chose que ton correspondant va lire en ouvrant le e-mail. Il est important d’utiliser la bonne formule de politesse selon le contexte.

To whom it may concern (A qui de droit) Tu ne connais pas ton correspondant, lors d’un premier contact par exemple.
Dear Sir / Dear Madam Tu ne connais pas ton correspondant mais tu sais qu’il s’agit d’un homme ou d’une femme.
Dear Mr / Mrs + nom de famille Tu connais le nom de famille de ton correspondant. C’est une formule très polie et respectueuse.
Dear + prénom Lorsqu’il y a des échanges plus réguliers et qu’un lien s’est crée, il est possible d’utiliser cette formule.
Hello / Hi + prénom C’est la formule que je conseillerai le moins car c’est la plus familière mais elle est possible dans le cas ou ton correspondant est très régulier et que la relation professionnelle est très cordiale

Le corps de l’e-mail

C’est peut-être la partie la plus compliquée car c’est la plus complète et la plus longue, celle qui demande le plus d’efforts et de détails car elle variera selon le type d’e-mail mais selon le type de correspondant aussi. Si tu travailles dans une usine, tu ne vas sûrement pas envoyer le même type d’e-mail que si tu travailles dans une banque.

Ne te complique pas la tâche à vouloir faire des longues phrases bien compliquées. Ton e-mail doit être clair et compris. Pense bien a aérer ton e-mail avec différents paragraphes, le premier pour introduire ton e-mail, un autre pour préciser le but de ton e-mail et ensuite un paragraphe de conclusion.

Introduction

C’est elle qui va donner le ton de ton e-mail, expliquer quel est l’objectif de cet e-mail.

Pour introduire un e-mail, il existe différente phrases selon si c’est une :

Prise de contact

I was given your name by +Nom (Votre nom m’a été donné par) En cas de prise de contact pour la première fois, c’est un collègue, quelqu’un qui t’a communiqué le nom du correspondant en charge de pouvoir te donner une réponse.
I’m writing to you on behalf of + Nom… (Je vous écris au nom de) En cas de premier contact, le destinataire ne te connait pas mais tu as eu son contact par quelqu’un d’autre que tu cites.
I’m writing with regard to this subject…  (Je vous écris au sujet de) Pour informer ton interlocuteur du pourquoi de ton e-mail.
I’m writing to let you know that… (Je vous écris afin de vous informer) Pour informer ton interlocuteur du pourquoi de ton e-mail.
I would like to… (J’aimerais) Pour exprimer un souhait.
I am writing in connection with…. (Je vous écris en lien avec) Pour informer ton interlocuteur du pourquoi de ton e-mail.
I hope you are well. (J’espère que vous allez bien) Tu connais déjà ton correspondant et une relation cordiale s’est installée.

Réponse à un e-mail

Thank you for you prompt reply… Merci pour votre réponse rapide…
Following your recent email, … A la suite de votre récent e-mail…
Regarding your request for information, … Concernant votre demande d’information…
Thank you for your email…. Merci pour votre e-mail…

Exprimer le but de l’e-mail

Ce sera le paragraphe le plus détaillé car c’est le paragraphe que tu vas développer en rapport avec l’objet de ton e-mail même si encore une fois c’est mieux d’exprimer les choses simplement et de rester concis.

rédiger un e-mail professionnelLes expressions comme Could you please, I am writing regarding sont très souvent utilisées car elles peuvent être employées dans de nombreux cas et elles conviennent très bien à n’importe quelle situation. J’ai classifié les phrases types par catégories pour que cela soit plus clair pour toi.

Formuler une demande

Could you please… Pourriez-vous….
Could you (possibly) give me more information about… Pourriez-vous me donner plus d’informations au sujet de…
I would be very grateful if you could… Je serai très reconnaissant si vous pouviez…
I don’t understand some points, would you mind giving me more details about… Il y a quelques points que je ne comprends pas, pourriez-vous me donner plus de précisions concernant…
Would you be so kind to… Auriez-vous la gentillesse de…

En cas de relance

Could you please give me an update on the delivery date of my order number… Pourriez-vous me donner des nouvelles de la date de livraison de ma commander numéro…
I am writing because I am still waiting to receive a response from you regarding… Je me permet de vous écrire car je suis toujours dans l’attente d’une réponse de votre part concernant…
We regret to inform you that… C’est avec regret que nous vous informons que…

Candidature

I am writing regarding the job position…. Je vous écris concernant le poste de
I would like to apply to the job position of… J’aimerais postuler pour le poste de
I am writing to you regarding the advertised post number… Je vous écris concernant l’annonce numéro …. pour le poste de

Pour une réunion, un entretien ou rendez-vous

I would like to inform you that … (J’aimerais vous informer que) Just a reminder, …  (Juste pour rappel)
I would like to confirm that …. (J’aimerais confirmer que) I would like to set a meeting / appointment on + date (j’aimerais programmer une réunion / un rendez-vous le)

Conclusion

La conclusion de ton e-mail est tout aussi importante que le reste. A toi de choisir celle qui correspondra le mieux à ton type d’e-mail.

I am looking forward to hearing from you. J’attends votre retour.
Please contact me if you need further assistance. Contactez-moi si vous désirez une aide complémentaire.
Thank you in advance for your help. Merci d’avance pour votre aide.
Please, don’t hesitate to contact me for any further information. S’il vous plaît, n’hésitez pas à me contacter pour un complément d’information.
Many thanks for you help. Merci beaucoup pour votre aide.
I am looking forward to meeting you. J’attends de vous rencontrer.

S’il y a des pièces jointes

Si tu as des pièces jointes à inclure dans ton e-mail :

Please find attached (s’il vous plaît veuillez trouver ci joint)

Please find below (s’il vous plaît veuillez trouver ci-dessous)

Please find hereby (S(il vous plaît, veuillez trouver ci-dessous)

Conclure l’e-mail avec une formule de politesse

Il s’agit d’un ou deux mots juste avant d’imposer ta signature. Ce ou ces mots sont suivis d’une virgule.

Yours faithfully, (Fidèlement vôtre) Formule très polie, tu ne connais pas le destinataire
Yours sincerely, (Sincèrement vôtre) Formule très polie, le destinataire a une position hiérarchique plus élevée ou c’est un client
Kind regards, (Bien cordialement) Ta relation avec ton correspondant est cordiale et fréquente
Regards, (Cordialement) Ta relation avec ton correspondant est cordiale et très fréquente
Best wishes, (Bien cordialement) Ta relation avec ton correspondant est cordiale et fréquente
Best, (Cordialement) Ta relation avec ton correspondant est cordiale et très fréquente
Best regards, (Bien cordialement) Très populaire pour terminer un e-mail en anglais.

Il faudra bien sûr terminer ton e-mail avec ta signature.

En résumé, il n’y a pas vraiment d’e-mail professionnel type car il y a de trop nombreuses branches professionnelles différentes. Dans cet article je t’ai malgré tout donné des outils qui pourront te servir peu importe ton métier, ta situation mais ce sera à toi d’y ajouter ta plume. Bien sûr cette liste n’est pas exhaustive, je t’ai simplement donné les phrases les plus employées mais libre à toi si tu le sens de faire tes propres phrases.

D’ailleurs si cet article t’a plu, si tu penses à d’autres expressions que j’ai pu oublier, n’hésites pas à me laisser un commentaire ci dessous.

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